Die 5 versteckten Kosten für den Betrieb eines Content-Management-Systems
Es ist allgemein bekannt, dass Content-Management-Systeme (CMS) für die meisten Websites überaus nützlich sein können. Jedoch muss beachtet werden, dass diese mit fünf versteckten Kosten kommen können.
Viele sehen ein Content-Management-System als eine eierlegende Wollmilchsau, die alle ihre Probleme löst. Leider sind die Kosten für ein CMS meistens größer als dessen Kaufpreis. Bevor Sie eine Entscheidung darüber fällen, welches CMS zum Einsatz kommt, sollten Sie zunächst die versteckten Kosten kennen. Dazu gehören:
- Die Kosten der Schulung
- Die Kosten der Qualitätssicherung
- Die Kosten der Funktionalität
- Die Kosten der Redundanz und Flexibilität
- Die Kosten der Pflege und Wartung
Die Kosten der Schulung
Der wohl offensichtlichste Kostenfaktor ist die Schulung. Es ist oft nicht entscheidend, wie gut die Anwendung oder die Dokumentation der Anwendung ist. Nach meiner Erfahrung ist die Schulung bei kostenlosen Open Source-Systemen besonders wichtig. Diese haben tendenziell weniger Dokumentation und die Schnittstellen werden häufig von Programmierern mit umfangreichen Erfahrungen verwendet. Das Ergebnis ist folglich ein benötigter intensiver Lernprozess.
Je mehr Inhalte produziert werden, desto mehr Autoren müssen trainiert werden. Ob dies nun durch Vor-Ort-Schulungen oder anhand von Video-Tutorials geschieht ist meistens nebensächlich. Es entstehen bei beiden Formen erhebliche Kosten.
Dass die Schulung ein offensichtlicher Kostenfaktor ist, ist weniger überraschend. Jedoch werden Organisation und laufende Kosten oft nicht berücksichtigt. Je mehr Menschen mit einem System arbeiten, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass einer dieser Personen eines Tages ersetzt werden muss. Dies führt erneut zu Kosten in Form von Zeit und Geld. Des weiteren benötigen bereits geschulte Autoren hin und wieder Auffrischungskurse, wenn sie nicht regelmäßig mit einem CMS arbeiten. Ich habe oft die Erfahrung machen müssen, dass bereits geschulte Autoren einige Zeit später anrufen, weil sie vergessen haben, wie man sich anmeldet oder Texte verändert. Diese Problematik ist natürlich in der seltenen Nutzung des CMS begründet.
Dies sind jedoch nicht die einzigen Kosten, die Sie berücksichtigen müssen. Das Gleiche gilt für die Kosten der Qualitätssicherung.
Die Kosten der Qualitätssicherung
Um eine optimale Öffentlichkeitsarbeit liefern zu können, müssen Qualität und Kontrolle Hand in Hand gehen. Moderne Enterprise-Content-Management-Systeme besitzen komplexe Workflow-Tools, die verhindern, dass neue Inhalte veröffentlicht werden bevor eine Prüfung erfolgt ist.
Diese Technik bieten schon viele Systeme heutzutage. Das Problem ist eher, dass diese Praxis nur selten angewandt wird, da dies zum einen wieder mit Zeit und Kosten verbunden ist, zum anderen Informationen heutzutage möglichst schnell veröffentlicht werden müssen, um nicht der Konkurrenz hinterher zu hinken.
Im Gegensatz zu statischen Webseiten besitzen CM-Systeme aber eindeutig den Vorteil der Flexibilität. Änderungen sind schnell durchgeführt und andere Seiten sind sofort angepasst, wenn Elemente wie Navigation sich verändern müssen. Erfahrungen haben gezeigt, dass sich der Einsatz von CM-Systemen schon lohnen kann. Denn auch bei Kleinunternehmen kann sich der Inhalt oft ändern um sich dem Markt anzupassen.
Die Kosten der Funktionalität
Wenn Sie eine Website, die nicht auf einem CMS basiert, besitzen sollten, so sind die gestalterischen Möglichkeiten quasi endlos. Denn Sie haben die volle Kontrolle über Ihren Code und es ist möglich, zusätzliche Funktionen zu implementieren. Sobald die Website jedoch auf einem Content-Management-System basiert, wird es komplizierter.
Obwohl es möglich ist, zusätzliche Funktionen in ein CMS über Erweiterungen zu integrieren, stößt dies manchmal an seine Grenzen. Unabhängig von der Größe der Erweiterung muss diese stets kompatibel zu der CMS Version gehalten werden. Ist diese zu alt, muss diese angepasst werden. Dieses Phänomen tritt häufig bei Open Source CMS ein, deren Autoren schließlich nur dann arbeiten, wenn sie selbst einen persönlichen Nutzen daraus ziehen. Selbst kleine Erweiterungen können in ein generell sicheres System Sicherheitslöcher reißen. Ein Fachmann, der die typischen Schwachstellen von CM-Systemen kennt, ist daher sehr nützlich, wenn auch meistens nicht preiswert. Langfristig gesehen jedoch eine gute Investition, da ein einmal entstandener Schaden zu einem Verlust des Images führen und so geschäftsschädigend sein kann.
Der Einsatz von größeren Erweiterungen wirft noch weitere Probleme auf: In manchen Fällen wünscht man sich für seine Website Erweiterungen, die so umfangreich sind, dass diese wiederum ein System darstellen. Dies kann beispielsweise ein Forum oder ein Blog sein. Da diese oft als eigenständige Software entwickelt und unabhängig von einem CMS einsetzbar sind, besteht der Schwerpunkt in der Tätigkeit, die Systeme miteinander zu verbinden, ohne dass Elemente wie die Login-Funktion doppelt auftreten und den Grad der Benutzerfreundlichkeit stark herabsetzen.
Die Kosten der Redundanz und Flexibilität
Gehen wir davon aus, dass Sie über kein maßgeschneidertes Content-Management-System, welches speziell für Ihre Anforderungen entworfen wurde, verfügen können. Es wird daher höchstwahrscheinlich Funktionen enthalten, die Sie nicht benötigen. Das liegt natürlich daran, dass diese Systeme für eine möglichst große Zielgruppe entworfen wurden.
Das bedeutet nicht nur, dass Sie für unerwünschte Funktionen zahlen, sondern auch, dass die Komplexität der Benutzer-Schnittstelle steigt. Je mehr Funktionen, desto höher die Komplexität und desto mehr zu lernen. Die Problematik und deren Folgen kann man gut an Microsoft Word veranschaulichen. Dieses äußerst komplexe Programm verfügt über eine enorme Anzahl von Funktionen und Möglichkeiten, deren Fülle jedoch selten von den Benutzern optimal genutzt wird. Gleiches gilt natürlich für komplexe Content-Management-Systeme.
Es gilt daher den Benutzer des Systems optimal auszubilden, um die volle Bandbreite der Möglichkeiten nutzen und so einen überzeugenden Auftritt erstellen zu können.
Die Kosten der Pflege und Wartung
Ein gern vergessener Punkt ist die Pflege und Wartung eines CMS. Derartige Systeme werden im besten Fall weiterentwickelt und an aktuelle Anforderungen des Marktes angepasst. Ein Beispiel wäre hierzu die allseits bekannte Suchmaschinenoptimierung, die vor Jahren noch keinen wirklich interessiert hatte. Erst mit Google und seinem Pagerank Kriterien führte zu einer Anpassung der CM Systeme und Optimierung der Seiten. Eine ständige Technologieanpassung ist also erforderlich, die sich in neuen Versionen eines Systems widerspiegeln. Der Update-Vorgang ist meistens nur bei kleinen Versionssprüngen verlustfrei und schnell gewährleistet. Größere Hingegen sind meistens ein guter Anlass, um die komplette Website einem Relaunch zu unterziehen.
Aber der wohl wichtigste Punkt dürften Security-Patches sein. Entwickler sind schließlich auch nur Menschen und bauen unwissentlich Fehler ein. Diese werden dann zu einem späteren Zeitpunkt entdeckt und müssen in kürzester Zeit nach deren Erscheinen eingespielt werden, da sonst die Lücken zum Einbruch einladen. Ist nämlich erst mal eine Lücke in einem großen System bekannt, dauert es nicht lange bis Hacker ihre Programme auf diese eingestellt haben und versuchen darüber die fremde Website zu hacken. Ein Image-Verlust ist vorprogrammiert. Ein guter Webmaster, der die Website betreut und sich selbst auf dem neusten Stand hält, ist von Vorteil.
Fazit
Obwohl Content-Management-Systeme bei falscher Planung zu einer teuren Angelegenheit werden können, so bieten diese im Idealfall in der Summe klare Vorteile, die sich in der Einsparung von Geld und Nerven widerspiegeln. Daher muss immer im Einzelfall geprüft werden, ob und welches System zum Einsatz kommt.
